Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Službeni glasnik RS“, br. 6/2020 – u daljem tekstu: „Zakon“), koji je donet 2020. godine, zvanično počinje da se primenjuje počev od 2021. godine.
U cilju izbegavanja novčanih kazni koje su predviđene ovim Zakonom, a koje se kreću u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara za pravno lice i od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu, MPartners Legal tim Vam ovom prilikom ukazuje na promene koje su donete novim Zakonom u odnosu na prethodni koji se primenjivao do skoro.
Naime, Zakonom je uvedena obaveza privrednih društava i drugih pravnih lica da donesu sledeće pravilnike:
1) Pravilnik o kancelarijskom i arhivskom poslovanju,
2) Pravilnik o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata,
3) Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja,
4) Arhivsku knjigu.
Zakon propisuje obavezu vođenja Arhivske knjige kao elektronskog obrasca ili u papirnoj formi koji će se godišnje dostavljati nadležnom arhivu, a sve u cilju olakšavanja procesa evidentiranja i uvida u arhivsku građu, dok se Pravilnici i Lista donose jednokratno i čuvaju u privrednom društvu za potrebe uvida od strane nadležnih organa.
U slučaju Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja predviđena je dodatna obaveza njenog dostavljanja nadležnom arhivu u pismenoj formi, uz propratni dopis. Dostavljanje je predviđeno i za štampani primerak Arhivske knjige sa unetim podacima o arhiviranim aktima u svakoj kalendarskoj godini, a s obzirom na činjenicu da se zakon primenjuje od 2021. godine, Arhivska knjiga za 2021. godinu se dostavlja nadležnom arhivu uz propratni dopis do 30.4.2022. godine, prema obaveštenju koje se nalazi na sajtu Istorijskog Arhiva grada Beograda.
Nepunih mesec dana pre isteka roka za dostavljanje Arhivske knjige, donet je Pravilnik o obrascu arhivske knjige („Službeni glasnik RS“, br. 34/2022 – u daljem tektu: „Pravilnik“), u okviru kog se propisuje obrazac Arhivske knjige koju vode stvaraoci arhivske građe i dokumentarnog materijala. Upis u Arhivsku knjigu, koja predstavlja osnovnu evidenciju o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca, će se vršiti hronološki, po godinama i klasifikacionim oznakama, po nazivu kategorija dokumentarnog materijala prema važećoj Listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.
Elektonska ili papirna forma u kojoj će se voditi Arhivska knjiga, Pravilnik propisuje kao AK obrazac, koji sadrži sledeće elemente: redni broj, datum upisa, godina nastanka, sadržaj, klasifikacioni znak, rok čuvanja sa liste kategorija, broj saglasnosti na listu kategoriju, količina dokumentarnog materijala, prostorije i police/uređaji za skladištenje sa lokacijom, brojem i datumom zapisnika, kao i primedbe.
Zakonom nisu predviđene obaveze i sankcije za preduzetnike, što ostavlja prostora za pravno tumačenje da isti nisu obavezni da donesu predmetne opšte akte, odnosno da se prethodno navedene sankcije na njih neće primenjivati. Međutim, preduzetnici zadržavaju svoje pravo da donesu opšte akte, ako je to njihova volja.
S obzirom na rizik od pokretanja prekršajnog postupka, kao i približavanje krajnjem predviđenom roku za dostavljanje Arhivske knjige i ostale neophodne dokumentacije, MPartners Legal tim stoji na raspolaganju, svim zainteresovanim privrednim subjektima za dodatne informacije i pojašnjenja.
